HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACION
Una herramienta de productividad es una solución tecnológica diseñada para maximizar la eficiencia y efectividad en cualquier trabajo. Las herramientas de productividad pueden incluir software de gestión de proyectos, aplicaciones de trabajo en equipo, soluciones de automatización de tareas, programas de gestión de tiempo, entre otros.
La finalidad de estas herramientas es servir de instrumento para que las personas y empresas sean más productivas, ahorren tiempo y recursos, y por lo tanto, puedan aumentar la eficiencia general de sus operaciones.
¿Qué es exactamente una herramienta de productividad?
Las herramientas de productividad varían según la necesidad y los objetivos de la persona o empresa, y pueden ser tanto herramientas de escritorio como aplicaciones móviles o soluciones basadas en la nube.
Cuando hablamos de una herramienta de productividad, nos referimos a un software diseñado para optimizar el trabajo en equipo. El objetivo principal en estas aplicaciones es garantizar la eficiencia en la organización y la gestión de proyectos, posibilitar el desarrollo simultáneo de tareas y facilitar sistemas de comunicación fluidos.
Elementos fundamentales en una herramienta de productividad
Si bien es cierto que cada herramienta de productividad tiene sus propias características y ofrece soluciones particulares, por lo general, todas ellas cuentan con utilidades comunes para dar respuesta al usuario. De este modo, elementos como los calendarios compartidos, las herramientas comunicativas ―ya sea en chat o videoconferencia―, la posibilidad de compartir archivos, la planificación y los mapas conceptuales para guiar al equipo son aspectos básicos en el desarrollo de una herramienta de productividad.
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El software de productividad también llamado software de productividad personal o software de productividad de oficina es un software de aplicación utilizado para producir información como documentos, presentaciones, hojas de cálculo, bases de datos, gráfica, infográficos, pinturas digitales, música electrónica y vídeo digital. Su nombre surgió a raíz del aumento de la productividad, especialmente de los trabajadores de cuello blanco, desde los mecanógrafos hasta los trabajadores del conocimiento, aunque su alcance es ahora más amplio.
Las suites ofimáticas, que llevaron a los ordenadores los procesadores de textos, hojas de cálculo y bases de datos relacionales en la década de los ochenta, son el ejemplo principal del software de productividad. Revolucionaron la oficina por la magnitud del aumento de la productividad que aportaron en comparación con los entornos de oficina anteriores a la década de los ochenta, con máquinas de escribir, archivos de papel y listas y libros de contabilidad escritos a mano. En la década de 2010, el software de productividad se ha convertido en algo aún más consumista de lo que ya era, a medida que la informática se integra más en la vida personal cotidiana.
Características de las herramientas de productividad
Las características de las herramientas de productividad pueden variar según el tipo de solución y las necesidades particulares de la empresa. Sin embargo, entre las más comunes podemos mencionar:
- Automatización de tareas.
- Facilidad de uso e implementación.
- Integración con otras herramientas y software.
- Accesibilidad en múltiples plataformas y dispositivos.
- Capacidades de colaboración y comunicación en tiempo real.
- Administración de proyectos y tareas.
- Funciones de seguimiento y medición de resultados.
- Análisis de datos y generación de informes.
- Personalización y configuración según necesidades específicas.
- Seguridad y privacidad de los datos.
En términos generales, las herramientas de productividad poseen cualidades únicas que permiten aumentar la eficiencia, mejorar el entorno organizacional y el seguimiento de tareas, reducir el tiempo y el esfuerzo requeridos para completar los proyectos; así como promover la colaboración y comunicación efectiva entre el equipo de trabajo.
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HERRAMIENTAS DE COLABORACION
Son servicios informáticos que permiten a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico. Se puede compartir información y producir conjuntamente nuevos materiales resultado de una edición de archivos en equipo.
Son las herramientas utilizadas en la comunicación entre grupos o parejas aunque ésta sólo sea de forma virtual. Actualmente existen diversas herramientas de este tipo tales como las redes sociales, wikis, blogs, chats y otros recursos específicos. Estas nuevas herramientas de la comunicación nos han permitido de forma eficaz y rápida el traspaso de información y han acortado de una forma u otra las distancias. En el ámbito académico, en particular en la educación superior, las herramientas de trabajo colaborativo son un potente recurso que fácilmente se adapta a diversas necesidades y objetivos.1
Las herramientas de colaboración online están tomando cada vez más importancia en el mundo empresarial. Con el auge del trabajo a distancia, se ha vuelto aún más sencillo trabajar desde cualquier lugar. Pero para gestionar proyectos con la máxima eficacia, es necesario contar con las soluciones ideales.
Las herramientas de colaboración ayudan a simplificar el trabajo de equipo e incrementan la productividad. Comunicación del equipo, seguimiento de las horas de trabajo, gestión de proyectos, CRM y funciones de acceso móvil: todo en una única plataforma.
¿Qué es una herramienta de colaboración?
Las herramientas de colaboración digital son instrumentos que nos permiten facilitar la comunicación y la integración del equipo, contribuyendo de este modo a la mejora de los procesos de negocio.
Gracias a estas herramientas, la gestión de proyectos es mucho más sencilla y todo el equipo puede estar conectado y actualizado, conocer en qué punto se encuentra una tarea concreta o seguir los proyectos en curso en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Las herramientas de colaboración online permiten asignar tareas a miembros del equipo, enviar recordatorios, crear proyectos integrados, realizar videoconferencias o chats online, hacer un seguimiento de las horas de trabajo, y mucho más.
Ya sean los propios empleados, como trabajadores autónomos contratados por la empresa o incluso clientes. Todos pueden beneficiarse de la implementación de estas herramientas en tu empresa.
Por qué necesitas herramientas de colaboración
Debido al incremento que la práctica del teletrabajo ha experimentado en los últimos tiempos, las empresas han tenido que reinventarse y buscar formas eficientes de gestionar el trabajo y los equipos (tanto si el trabajo se lleva a cabo en la oficina, desde casa, un espacio de coworking o cualquier otro lugar del mundo).
Cada vez son más las empresas que cuentan con equipos de trabajo multidisciplinarios y/o globales, con lo que la gestión de proyectos puede complicarse debido a diferentes factores: las distintas áreas de conocimiento, la localización de los miembros del equipo, la zona horaria,...
Los tiempos cambian y las empresas deben hacerlo también. Es por eso que ahora, más que nunca, es importante el uso de herramientas de colaboración digitales, que permitan a los equipos estar preparados para adaptarse a estos cambios.
Al aumentar la comunicación y el compromiso entre los miembros del equipo, hay una mejora significativa en la organización diaria y la productividad de la empresa. Esto permite optimizar el flujo de trabajo y, a su vez, que los objetivos establecidos se logren de forma conjunta.
Con el fin de simplificar proyectos complejos, las herramientas de colaboración permiten integrar funciones, asignar tareas a los miembros del equipo, enviar recordatorios de fechas límite y gestionar proyectos fácilmente con un solo clic.
El equipo de trabajo puede coordinarse más rápidamente y de forma más sencilla para realizar las tareas. Del mismo modo, cada miembro puede apoyarse en otros para lograr los objetivos establecidos.
Para una gestión ágil de proyectos y tareas, es imprescindible contar con buenas herramientas de colaboración online que faciliten el trabajo cooperativo
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La tecnología y las herramientas digitales nos permiten ser más productivos y aprovechar mejor el tiempo y los recursos, facilitando muchísimo la vida laboral, al nivel de poder realizar cualquier tipo de tareas desde cualquier lugar que cuente con internet.
Sin duda, las herramientas que más han marcado una diferencia son las herramientas de colaboración digital, que a nivel personal y empresarial permiten una mejor comunicación, coordinación y seguimiento de las labores a realizar. ¿Cuáles son estás herramientas? A continuación te contaré sobre dos de las suites más populares, las herramientas de colaboración que integran y lo que te permiten hacer.
Google Workspace
Con Google Workspace también tienes acceso a herramientas para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Son herramientas bastante intuitivas, lo que significa que es fácil aprender a utilizarlas. La ventaja de contar con ellas es que las puedes usar cuando quieras desde tu navegador web, compartir cada archivo con tus colaboradores y editar en tiempo real desde distintos dispositivos. Si lo deseas puedes configurar cada archivo para modificarlos sin necesidad de tener conexión a internet.
Tu cuenta de Google Workspace también cuenta con un calendario con el que podrás agendar cualquier evento o recordatorio y compartirlo con los colaboradores de tu elección. Con este calendario tendrás un aviso en tu computadora y también en tu correo, por lo que será imposible que olvides tus compromisos o tareas.
DROPBOX BUSINESS
Con esta herramienta de colaboración, además de compartir documentos, también puedes crear nuevos archivos y colaborar con otros miembros de tu equipo en tiempo real. La aplicación móvil de Dropbox te permite cargar fotos y escanear documentos, además que se pueden agregar comentarios a los archivos, así evitas los correos interminables con las opiniones de todos los que participan en el proyecto.
Como podrás ver, la tecnología va evolucionando a pasos agigantados. Está en ti aprender, aprovecharla y usarla a tu favor para mejorar tu productividad.
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